Viva la ViDA: el futuro de la facturación electrónica en la UE

La UE está avanzando significativamente hacia la modernización de su sistema de IVA a través de su ambiciosa iniciativa IVA en la Era Digital (ViDA). Veamos cómo ViDA puede hacer que sus operaciones sean más fluidas y seguras, los retos que plantea y lo que puede hacer para mantenerse al día y cumplir la normativa.

En primer lugar, ¿qué es ViDA?

Como parte de la estrategia Europa 2020 de la Comisión Europea, ViDA es un amplio paquete de reformas adoptado por la Comisión Europea el 11 de marzo de 2025. Este ambicioso proyecto tiene por objeto:

• agilizar los procesos del IVA
• mejorar la prevención del fraude
• ayudar a las empresas a navegar por la economía digital

Un componente clave de ViDA es la implantación de la facturación electrónica, que promete revolucionar la forma de notificar y gestionar las transacciones en toda la UE.

La iniciativa está concebida para hacer frente a los retos que plantea la economía digital y mejorar la eficiencia y resistencia del sistema de IVA de la UE.

Los 3 pilares de ViDA:

1. Información digital en tiempo real: Se trata de la introducción de informes digitales en tiempo real para el comercio transfronterizo, basados en la facturación electrónica. El objetivo de esta medida es proporcionar a los Estados miembros información valiosa para combatir el fraude del IVA, en particular el fraude carrusel.
2. Normas actualizadas para la economía de plataforma: Las plataformas que facilitan suministros en sectores como el transporte de pasajeros y el alojamiento de corta estancia serán responsables de recaudar y remitir el IVA cuando sus usuarios no
3. Registro único del IVA a través del modelo existente de ventanilla única del IVA y uso de un portal en línea en un país de la UE para cumplir la normativa.

¿Cuál es el papel de la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un elemento crucial de la iniciativa ViDA. Consiste en la emisión, transmisión y recepción electrónicas de facturas en un formato estructurado que permite su procesamiento automático.

Las 3 ventajas de adoptar la facturación electrónica en toda la UE

1. Reducción del fraude del IVA en hasta 11.000 millones de euros anuales
2. Menores costes administrativos: La facturación electrónica ayudará a las empresas a ahorrar más de 4.100 millones de euros al año en costes administrativos y de cumplimiento de la normativa.
3. Mayor eficacia: El enfoque normalizado de la facturación electrónica simplificará el proceso de facturación para las empresas, especialmente las que operan a escala transfronteriza.

¿Quién utiliza (o no) actualmente la facturación electrónica y por qué?

La adopción de la facturación electrónica varía entre los Estados miembros de la UE, y refleja una creciente aceptación e integración de la facturación electrónica en toda la UE. En 2024, aproximadamente el 80 % de las empresas en Italia y el 75 % en España habrán adoptado la facturación electrónica para las transacciones B2B. Mientras tanto, en Alemania y Francia también hay fuertes tasas de adopción, con más del 70 % de las empresas que utilizan la facturación electrónica.

Pero a pesar de sus ventajas, la facturación electrónica presenta varios obstáculos potenciales que pueden estar impidiendo que más empresas la adopten:

• Quebraderos de cabeza normativos: Los distintos países de la UE tienen diferentes mandatos y formatos de facturación electrónica, lo que complica aún más el cumplimiento a las empresas multinacionales. Por ejemplo, Polonia exige que las facturas se ajusten a formatos específicos como FA, mientras que Rumanía utiliza RO_CIUS.
• Problemas técnicos: Integrar los estándares de facturación electrónica en los sistemas informáticos existentes puede ser un desafío, especialmente al pasar de formatos tradicionales como los PDF a datos estructurados. Esto a menudo requiere cambios significativos o una renovación completa de los sistemas antiguos.
• Riesgos de cumplimiento: Las empresas enfrentan riesgos de cumplimiento debido a la constante evolución de las regulaciones en diferentes regiones. El incumplimiento puede resultar en fuertes multas y sanciones.
• Problemas de interoperabilidad: Lograr que diferentes sistemas y plataformas de facturación electrónica se ‘comuniquen’ entre sí puede ser difícil, lo que requiere soluciones sólidas para gestionar requisitos diversos.

Dicho esto, las pequeñas empresas pueden beneficiarse significativamente de la adopción de la facturación electrónica.

Las 6 formas en que la facturación electrónica es beneficiosa para tu negocio

1. Ahorro de costes relacionados con papel, impresión y envío postal
2. Las pequeñas empresas o PYME´s pueden ahorrar hasta un 60 % en costos de facturación en comparación con los métodos tradicionales.
3. Mejor flujo de caja: el procesamiento más rápido conduce a pagos más ágiles.
4. Menos errores, ya que la entrada de datos automatizada implica menos equivocaciones.
5. Escala para manejar volúmenes crecientes de facturas.
6. Ayuda a las empresas a mantenerse en cumplimiento con las regulaciones del IVA.

¿Es obligatorio ViDA en la Unión Europea?

Aún no, pero se implementará progresivamente a partir del 1 de enero de 2027. Si actualmente estás utilizando el régimen OSS/IOSS, habrá algunas aclaraciones que deberás tener en cuenta. Si estás comerciando, o pensando en expandirte, hacia países de la UE desde fuera de ella, entonces la facturación electrónica será obligatoria a partir del 1 de julio de 2030 para todas las empresas registradas en el IVA.

How does ViDA affect non-EU businesses operating platforms or engaged in cross-border trade? 

Como mencionamos, las empresas no pertenecientes a la UE estarán obligadas a emitir facturas electrónicas estructuradas para ventas B2B transfronterizas dentro de la UE cuando la facturación electrónica sea obligatoria para todas las empresas registradas en el IVA. Por ello, es recomendable comenzar cuanto antes con la implementación de facturas electrónicas estructuradas para ventas B2B transfronterizas dentro de la UE, y así evitar sanciones en el futuro.

También ten en cuenta:

• Asegurarse de que su empresa cuente con sistemas informáticos sólidos para gestionar los requisitos de reporte digital: Las empresas no pertenecientes a la UE que participen en transacciones transfronterizas deberán reportar detalles específicos de las facturas electrónicas a las autoridades fiscales de la UE casi en tiempo real.
• Normas para la economía de plataformas: Las plataformas en línea que faciliten alquileres a corto plazo o transporte de pasajeros dentro de la UE estarán sujetas a las nuevas reglas de ‘proveedor considerado’.
• Las plataformas no pertenecientes a la UE deberán recaudar y remitir el IVA en las transacciones donde el proveedor del servicio no lo haga, lo que afectará sus procesos operativos y estrategias de cumplimiento.
• Registro en el OSS: La expansión del modelo de Ventanilla Única (OSS) simplificará el cumplimiento del IVA para las empresas no pertenecientes a la UE que operan en varios países de la Unión, reduciendo la necesidad de múltiples registros de IVA y agilizando el proceso de cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Anticiparse a los desafíos normativos y de cumplimiento: Es recomendable contar con el apoyo de expertos como AVASK, quienes también te ayudan a navegar por las regulaciones ambientales en evolución de la UE, como la Responsabilidad Ampliada del Productor (EPR) y la BattG.

Cómo se está implementando ViDA – línea temporal

El paquete ViDA se implementará progresivamente hasta enero de 2035, y hasta entonces aún se están realizando ajustes.

• 1 de enero de 2027: Aclaraciones legislativas menores que afectan a los usuarios de los regímenes OSS e IOSS
• 1 de julio de 2028: Las plataformas de alquiler de alojamiento a corto plazo y transporte de pasajeros deberán cumplir con las nuevas medidas de proveedor considerado.
• 1 de julio de 2030: Los requisitos de reporte digital afectarán a las transacciones B2B transfronterizas.
• 1 de enero de 2035: Los Estados miembros con obligaciones nacionales de notificación en tiempo real de transacciones digitales deben alinear sus sistemas con las normas de la UE.

Plug in to e-invoicing to grow your business 

ViDA y la adopción de la facturación electrónica representan un avance significativo para el sistema de IVA de la UE. La incorporación de soluciones digitales crea un marco de IVA más eficiente, transparente y resistente al fraude en toda la UE, lo que respalda el crecimiento de empresas como la tuya en la región y fomenta un crecimiento económico más amplio.

Verás cómo estos cambios se implementan durante la segunda mitad de esta década, y te beneficiarás de una reducción en la carga administrativa y una mayor conformidad normativa, allanando el camino para hacer realidad tus objetivos de expansión.