Comment fonctionne la facturation électronique au Royaume-Uni ?

Alors que les mandats de facturation électronique se généralisent et que de plus en plus d’entreprises passent au numérique, de nombreux vendeurs profitent des avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation électronique pour les entreprises.

Que vous ayez déjà abandonné les factures papier ou que vous y songiez, voici un guide pour débutants qui vous aidera à comprendre tout ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce que la facturation électronique et qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facturation électronique est une version moderne de la facture papier traditionnelle. Il s’agit d’une méthode numérique d’envoi et de réception des factures, qui supprime le besoin de documents physiques. Ce processus rationalise la manière dont les entreprises gèrent leur facturation, la rend plus efficace, vous fait gagner du temps et réduit l’utilisation du papier.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est un type de facture délivrée par voie électronique dans un format standardisé. Les systèmes d’envoi et de réception utilisent le même format, ce qui facilite l’échange et la compréhension des informations. Il s’agit d’un moyen simple et efficace de traiter les factures sans les inconvénients des processus basés sur le papier.

Quelle est la différence entre les factures électroniques et les factures papier ?

Tout ce que l’on trouve dans une facture papier classique – les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, un aperçu des produits ou services, les quantités, les prix et les taxes éventuelles – est présent dans une facture électronique.

Les factures électroniques contiennent des données structurées, dans des formats tels que EDI (Electronic Data Interchange) ou XML (Extensible Markup Language). Cela permet aux ordinateurs de comprendre et de traiter facilement les informations.

L’utilisation de la facturation électronique devient de plus en plus populaire car les entreprises reconnaissent son efficacité, sa précision et ses avantages en termes de réduction des coûts.

Qu’est-ce qui n’est pas considéré comme une facture électronique ?

Tout ce qui est numérique n’est pas considéré comme une facture électronique. Le simple fait d’envoyer un PDF d’une facture papier par courrier électronique n’est pas suffisant. Voici quelques exemples qui ne sont pas considérés comme des factures électroniques :

• Données de facturation non structurées émises au format PDF ou Word

• Factures papier envoyées par fax

• Factures papier numérisées

Les vraies factures électroniques impliquent des données structurées, ce qui signifie que les informations sont dans un format que les ordinateurs peuvent comprendre et traiter, facilitant ainsi leur manipulation et leur analyse. Par conséquent, si vous vous contentez d’envoyer une photo d’une facture par courrier électronique, vous n’êtes pas encore tout à fait dans le domaine de la facture électronique.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

La facturation électronique fonctionne par transmission électronique et permet aux entreprises d’automatiser leurs procédures de facturation. Elle implique l’utilisation de logiciels ou de plateformes spécialisés qui facilitent la création, la livraison et le traitement des factures au format numérique.

Les principales caractéristiques des systèmes de facturation électronique sont les signatures numériques pour l’authentification et le stockage électronique pour faciliter l’accès et la récupération des données de la facture.

Les 6 avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation électronique

1. Gain de temps : La facturation électronique fait gagner du temps et facilite la vie des entreprises. En automatisant les tâches et en se débarrassant de la saisie manuelle des données et du rapprochement des factures, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus et économiser un temps et des ressources précieux. Tout le monde y gagne !

2. Respect de l’environnement : la facturation électronique n’est pas seulement une question d’efficacité – elle est également bénéfique pour l’environnement. En passant au numérique, elle nous aide à réduire les déchets de papier et à protéger nos précieux arbres. Cela peut sembler un petit changement, mais c’est une grande victoire pour notre planète.

3. Réduction des coûts : En passant à la facturation électronique, vous pouvez dire adieu aux frais de papier et d’affranchissement de la facturation traditionnelle. Elle permet également de réduire les coûts de main-d’œuvre en automatisant le traitement des factures et en minimisant les besoins de stockage, ce qui se traduit par des gains financiers importants.

4. Une meilleure organisation : La facturation électronique présente une caractéristique fantastique qui permet d’améliorer l’organisation. Elle contribue à rationaliser votre processus de facturation, ce qui facilite la gestion et le suivi de vos factures. Avec la facturation électronique, vous bénéficiez d’une approche plus efficace et mieux organisée.

5. Moins d’erreurs : La facturation électronique présente l’avantage majeur de réduire les erreurs. Vous pouvez dire adieu aux factures papier manuscrites et à la crainte d’égarer des documents importants, car cette solution numérique est axée sur l’exactitude et la précision. Oubliez le déchiffrage d’une écriture illisible ou les erreurs lors de la saisie manuelle des données, car ces temps sont révolus – adoptez un processus de facturation plus fluide et plus fiable.

6. Amélioration de la gestion des flux de trésorerie : Un autre avantage de la facturation électronique est son impact sur la gestion des flux de trésorerie. Grâce à l’automatisation et au traitement plus rapide des factures en ligne, les entreprises peuvent accélérer leur cycle de paiement et obtenir des fonds plus rapidement. Cela contribue à maintenir un flux de trésorerie plus sain, permettant aux organisations de faire face à leurs obligations financières. Vous pouvez également prendre des décisions stratégiques sur la base d’une image financière plus précise. C’est comme si vous aviez un magicien de l’argent dans votre coin, qui s’assure que vos liquidités circulent toujours sans problème.

La facturation électronique est-elle obligatoire au Royaume-Uni ?

Au Royaume-Uni, la facturation électronique n’est pas une obligation générale pour toutes les entreprises, mais il y a quelques points importants à noter :

• Il s’agit d’une démarche volontaire : Si vous et votre client acceptez la facturation électronique, c’est parti ! Vous pouvez envoyer ces factures numériques sans aucun obstacle juridique. Aucun format spécifique ne vous est imposé ; assurez-vous simplement que les détails sont corrects.

• Making Tax Digital (MTD) : Si vous êtes une entreprise immatriculée à la TVA au Royaume-Uni, ils veulent votre déclaration de TVA via une interface de programmation d’application (ou API, qui relie le logiciel que vous utilisez à celui du HMRC) .

• Archivage et intégrité : Conservez vos factures électroniques en toute sécurité pendant 6 ans – elles doivent être inviolables et prêtes à être inspectées. Le HMRC pourrait un jour frapper à votre porte numérique.

Ainsi, même si la facturation électronique n’est pas obligatoire pour tout le monde, il est important que les entreprises connaissent les réglementations locales et s’adaptent en conséquence. L’objectif principal de la facturation électronique est de simplifier les choses, d’améliorer la précision et de respecter l’environnement.

En septembre 2024, le chancelier britannique a annoncé que le HMRC « lancera une consultation sur la facturation électronique (e-invoicing) afin de promouvoir son utilisation plus large dans les entreprises britanniques et les départements gouvernementaux ».

La facturation électronique est-elle obligatoire dans le reste du monde ?

Les exigences en matière de facturation électronique varient d’un pays à l’autre, voire d’une région à l’autre.

Dans certains pays, comme l’Italie, le Brésil et le Mexique, elle est obligatoire pour certaines transactions. Dans d’autres, il s’agit plutôt d’un choix ou d’une mesure encouragée plutôt qu’imposée.

Réglementation et conformité de la facturation électronique en Europe

Les réglementations en matière de facturation électronique peuvent varier d’une région à l’autre en Europe.

La directive 2014/55/UE est une réglementation importante qui a un grand impact dans le monde entier – elle établit la norme pour la facturation électronique dans les marchés publics. L’objectif est de rendre les choses plus faciles et plus efficaces pour les entreprises lorsqu’il s’agit de transactions transfrontalières au sein de l’Union européenne.

Vous constaterez également que de nombreux pays européens ont leurs propres mandats et réglementations en matière de facturation électronique, et que les entreprises doivent donc les respecter lors de la mise en œuvre de leurs systèmes. En Allemagne, par exemple, la facturation électronique sera obligatoire pour les transactions interentreprises des entreprises basées en Allemagne, à partir de janvier 2025.

Pour être prêt pour ce changement (ou tout autre), vos factures électroniques doivent avoir le bon format et le bon contenu, avec des données structurées pour une automatisation sans faille. Il est également important de répondre aux exigences en matière d’archivage afin de conserver une piste d’audit solide et de remplir vos obligations légales.

Les autorités fiscales jouent un rôle important dans la facturation électronique, en supervisant la conformité et en garantissant l’application correcte des réglementations fiscales. Cela permet d’assurer un processus fluide de contrôle fiscal et d’auditabilité.

Comment mettre en œuvre la facturation électronique dans votre entreprise ?

La mise en place de la facturation électronique n’est pas un jeu d’enfant – elle nécessite une planification et une exécution minutieuses.

Les organisations doivent suivre des étapes spécifiques pour adopter avec succès la facturation électronique dans le cadre de leurs activités. Il s’agit notamment d’évaluer leurs besoins, de sélectionner la solution de facturation électronique la plus adaptée et de former correctement les employés au nouveau système. L’intégration avec le logiciel de comptabilité existant est également essentielle pour assurer un transfert de données sans heurts.

Même si la facturation électronique change la donne, certains défis peuvent surgir en cours de route :

• Les gens peuvent être un peu réfractaires au changement et il peut être difficile de modifier leur façon de facturer.

• L’intégration de la facturation électronique dans un logiciel de comptabilité existant peut poser des problèmes techniques.

• Il n’est pas facile de rester en conformité avec les réglementations – des éléments tels que les formats de facture, les données structurées et l’archivage peuvent ajouter une couche supplémentaire de complexité lors de la mise en œuvre.

Ainsi, si la facturation électronique présente de nombreux avantages, il est bon de se préparer à quelques obstacles en cours de route.

Comment choisir un fournisseur de solutions de facturation électronique ?

Lorsqu’il s’agit de choisir le fournisseur de solutions de facturation électronique idéal, il faut qu’il soit fiable et qu’il réponde aux besoins de votre entreprise. Êtes-vous une petite entreprise locale ou une société internationale en pleine expansion ? Comprendre votre taille et vos ambitions commerciales vous aidera à trouver un fournisseur adapté à votre échelle.

Ensuite, recherchez des options conviviales – vous ne voulez pas vous perdre dans un labyrinthe de fonctions. Il est également important de veiller à la compatibilité avec vos systèmes existants. Le fournisseur que vous avez choisi doit également prendre la cybersécurité au sérieux.

Grâce à la facilité des transactions numériques, les petites entreprises peuvent s’organiser, suivre les paiements et éviter les tracas de la paperasserie manuelle. Si vous dirigez une petite entreprise, envisagez donc de passer à la facturation électronique.

FAQ sur la facturation électronique